Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è la società indicata di seguito, che gestisce gli studi professionali a marchio Roclavilù.

Responsabile della protezione dei dati (DPO): [DA CONFERMARE CON IL TITOLARE: indicare nominativo e contatti del DPO se nominato; in caso contrario rimuovere questa riga, la nomina non è obbligatoria per questa attività].

2. Quali dati trattiamo

Il sito non richiede la registrazione per essere consultato. I dati personali vengono raccolti solo quando un professionista crea un account o effettua una prenotazione.

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, città.
• Dati professionali e fiscali: tipologia professionale, specializzazione, numero di iscrizione all'Albo o tesserino, partita IVA, codice fiscale. Sono necessari per verificare l'abilitazione all'esercizio della professione e per emettere le fatture.
• Documenti di verifica: copia del tesserino o del certificato di iscrizione all'Albo e copia di un documento d'identità, caricate in fase di registrazione. Servono esclusivamente alla struttura per confermare l'abilitazione professionale e l'identità di chi si registra; non sono pubblici e sono visibili solo al personale autorizzato e all'interessato.
• Dati di prenotazione e pagamento: studio, data e fascia prenotate, servizi extra, importi, stato del pagamento, riferimenti del bonifico o dell'operazione con il gestore del pagamento. Non conserviamo i dati completi delle carte di pagamento, che sono gestiti esclusivamente dal provider.
• Credenziali di accesso: la password è conservata esclusivamente in forma cifrata (hash) e non è mai leggibile dal titolare.
• Accesso con Google (facoltativo): se scegli «Continua con Google» riceviamo da Google LLC il tuo nome, la tua email e l'identificativo del tuo account Google. Li usiamo solo per riconoscerti all'accesso e per precompilare la registrazione; non riceviamo la tua password Google né altri dati del tuo account.
• Dati di accettazione: data e ora in cui hai accettato la presente informativa e le condizioni di prenotazione.
• Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP e log tecnici del server, trattati in forma aggregata per garantire la sicurezza e il funzionamento del servizio.

I documenti di verifica sono conservati in forma cifrata in transito e a riposo su uno spazio di archiviazione privato con sede dei dati nell'Unione Europea (vedi punto 5), separato dal sito, e non vengono utilizzati per altre finalità.

3. Finalità e basi giuridiche

• Registrazione e verifica professionale: creazione dell'account, verifica dell'iscrizione all'Albo e approvazione della richiesta da parte della struttura. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Gestione delle prenotazioni: prenotazione degli studi, conferma, annullamento, gestione del calendario e dei servizi extra. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Fatturazione e adempimenti fiscali: emissione e conservazione delle fatture, anche in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Comunicazioni di servizio: email relative allo stato dell'account, delle prenotazioni e dei pagamenti, promemoria e recupero password. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Sicurezza del servizio: prevenzione di accessi abusivi e frodi, log tecnici. Base giuridica: legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per la registrazione e per la prenotazione: in loro assenza non è possibile erogare il servizio. Non effettuiamo alcuna attività di profilazione né decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sull'interessato. Non inviamo comunicazioni promozionali senza un consenso specifico e separato.

4. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati dell'account: per tutta la durata del rapporto e fino alla richiesta di cancellazione. Alla cancellazione i dati personali vengono anonimizzati; restano solo i dati necessari agli obblighi fiscali.
• Documenti di verifica: per tutta la durata del rapporto; vengono distrutti alla cancellazione dell'account, non avendo alcuna finalità fiscale.
• Fatture e documenti contabili: 10 anni dalla data di emissione, come previsto dall'art. 2220 del Codice civile e dalla normativa fiscale.
• Prenotazioni e pagamenti: per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, successivamente, per il periodo di conservazione fiscale in quanto collegati alle fatture.
• Richieste di registrazione rifiutate: [DA CONFERMARE CON IL TITOLARE: indicare il termine di conservazione (es. 12 mesi) dopo il rifiuto].
• Log tecnici: per il tempo strettamente necessario alla sicurezza, di norma non oltre 12 mesi.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati sono trattati dal personale del titolare autorizzato e istruito in merito. Possono inoltre essere comunicati a soggetti che agiscono come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) o come autonomi titolari, nei limiti delle rispettive finalità:

• Hosting e infrastruttura: Hetzner Online GmbH (server in Unione Europea) e la piattaforma di deploy Coolify installata sul server; il database è ospitato sulla stessa infrastruttura.
• Rete e protezione: Cloudflare, Inc. per DNS, CDN e protezione dagli attacchi. Cloudflare può trattare l'indirizzo IP dei visitatori; i trasferimenti extra-UE sono regolati dalle clausole contrattuali standard e dal Data Privacy Framework.
• Archiviazione dei documenti di verifica: Cloudflare, Inc. (servizio R2), con i dati collocati esclusivamente in data center dell'Unione Europea (giurisdizione EU) e accesso riservato all'applicazione.
• Gestori dei pagamenti (solo quando il pagamento con carta o PayPal è attivo): Stripe e/o PayPal, che trattano i dati di pagamento come autonomi titolari. Per il bonifico bancario, l'istituto di credito.
• Fatturazione elettronica (quando attiva): Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e l'eventuale intermediario accreditato per la trasmissione.
• Invio email (quando attivo): il provider di posta transazionale utilizzato per le comunicazioni di servizio. [DA CONFERMARE CON IL TITOLARE: indicare il provider quando configurato].
• Consulenti: commercialista e consulenti legali del titolare, per gli adempimenti di legge.
• Autorità: autorità pubbliche e giudiziarie, se richiesto dalla legge.

I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto ai contatti del titolare.

6. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• accesso ai dati e ottenimento di una copia;
• rettifica dei dati inesatti o incompleti (i dati del profilo sono modificabili anche direttamente dalla tua area riservata);
• cancellazione ("diritto all'oblio"), nei limiti degli obblighi di conservazione fiscale;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
• opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• revoca del consenso, ove il trattamento sia basato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per esercitare i diritti scrivi a segreteria@roclavilu.it oppure via PEC a roclavilu@pec.it. Rispondiamo entro un mese dalla richiesta, prorogabile di due mesi nei casi di particolare complessità.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it (si apre in una nuova scheda)) o di rivolgerti all'autorità giudiziaria.

7. Sicurezza e trasferimenti

I dati sono conservati su server situati nell'Unione Europea e protetti con misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS), password conservate solo in forma di hash, accesso all'area di gestione riservato a personale autenticato, backup periodici. Eventuali trasferimenti verso Paesi extra-UE da parte dei fornitori indicati al punto 5 avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR.

8. Cookie

Il sito utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari alla sessione di accesso. Per i dettagli consulta la Cookie policy.

9. Dati dei pazienti nell'agenda dei professionisti

Nell'area riservata il professionista può annotare i pazienti che riceverà nelle proprie fasce prenotate, affinché la segreteria della struttura possa accoglierli. Per ciascun appuntamento sono trattati solo: nome e cognome del paziente, orario, numero di telefono (facoltativo) e una breve nota per l'accoglienza (facoltativa, ad esempio la presenza di un accompagnatore). Non sono richiesti né ammessi dati relativi alla salute.

Titolare di questi dati è il professionista, che li inserisce per la propria attività. Roclavilù S.r.l.s. li tratta per conto del professionista al solo fine di accogliere i pazienti in struttura, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, nominato dal professionista con l'accettazione delle condizioni generali (punto 10), che ne fissano istruzioni e obblighi . I dati sono visibili solo al professionista e al personale di segreteria autorizzato, non sono usati per altre finalità e sono cancellati automaticamente 30 giorni dopo la data dell'appuntamento, oppure subito se la prenotazione viene annullata o il professionista cancella il proprio account.

È il professionista a dover informare i propri pazienti di questo trattamento. I pazienti possono esercitare i propri diritti nei confronti del professionista o scrivendo ai contatti del titolare indicati al punto 1, che inoltrerà la richiesta.

10. Modifiche all'informativa

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative o del servizio. La versione in vigore è sempre quella pubblicata a questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto. Le condizioni di utilizzo del servizio di prenotazione sono descritte nelle Condizioni di prenotazione.